Одна из проблем в работе руководителя проекта, это огромное количество задач, которое на него валится. Порой сильно больше, чем он может сделать, даже полностью отказавшись от личного времени. Чтобы в этих условиях давать результаты, надо уметь выбирать главное и фокусироваться на нем. В этом поможет техника результатоориентированного планирования.

Этап 1: Выделить ключевые результаты

Что собой представляет «ключевое достижение» (КД)? Это результат, который продвинет вас вперед по проекту. Чаще всего, это:

1. Создание чего-то готового к использованию, например, другой командой (командой заказчика) или пользователями. Ключевое здесь — это готовое к использованию. Отсылаю к исчерпывающему материалу о том, что значит «сделать» (кстати, абсолютный мастрид, который когда-то перевернул мой взгляд на мир).
2. Снятие блокировки, которая мешает запустить другие работы. Блокировка может быть технической — нет доступов для подрядчика, не может приступить к работе, но не только. Например, блокировать прогресс может принятие какого-то важного поворотного решения, отсутствие ресурсов и т. д.

Лучше выбирать КД на довольно краткий горизонт: неделя или две, потому что это позволяет удерживать ритм движения вперед. На более далеких горизонтах поддерживать фокус гораздо сложнее.

Возьмем пример КД:

Функционал модуля расчетов передан заказчику в тестирование.

Этап 2: Спланировать

Последовательность примерно такая:

1. Сформулировать критерии готовности для каждого из КД. В эджайле это называется definition of done (DoD). Признак хорошего ДоД — при прочтении его у вас рисуется в голове картинка.
2. Согласовать эти критерии с ключевыми заинтересованными лицами, например с командой, которой вы передаете результат. Лучше всего — когда это делается на совместной сессии планирования.
3. Сформулировать открытые вопросы, без решения которых невозможно достичь этих результатов.
4. Накидать задачи для достижения КД и решения открытых вопросов.
5. Распределить сроки и ответственность.
6. Запланировать встречи на неделю. Один из распространенных факапов, кстати: забыть о том, что календарь ключевых людей может быть забит на несколько дней вперед. Тысячу раз так факапил(((
7. Идти фигачить, хватит уже планировать.

В нашем примере ДоД может быть таким (иллюстративно):

Функционал модуля расчетов передан заказчику в тестирование.

1. Функционал протестирован и перенесен на прод

2. Пользователям переданы инструкции по тестированию, которые были согласованы с ними

3. У пользователей забито время в календаре, когда они будут тестировать (согласовано с их руководителем)

4. Поставлено демо

Я специально выбрал этот пример, потому что часто РП забывают, что накатить функционал мало, надо еще и передать его в тестирование/ в эксплуатацию. Но, на самом деле, можно вычеркнуть ИТ и аналогично описать разработку документов, запуск продаж и т. д.

Этап 3: Сфокусироваться

Теперь надо как-то сделать так, чтобы вы и команда фокусировались на этих КД. И вот здесь начинаются проблемы. Мой многолетний опыт работы с таск-трекерами показывает, что не так много систем, которые бы позволили удобно декомпозировать задачи и быстро фокусироваться на том, что нужно для достижения конкретного результата.

Дело в том, что если вы старательно записываете в таск-трекер все задачи, включая высказанные заказчиком пожелания в стиле «а хорошо бы когда-нибудь сделать вот это...» (как обязывает профессиональная этика), то у вас на доске или в таблице образуется куча тасков, и о фокусе не может быть и речи. Попробуйте ка быстро отделить три задачи, нацеленные на конкретный ключевой результат, из 20+ задач в статусе «сделать». Один раз вы это упражнение проделаете, но делать-то это надо по двадцать раз на дню.

Мне удалось несколько раз решить эту проблему в разных таск-трекерах (об этом постараюсь в ближайшее время еще рассказать), сейчас ограничусь требованиями, которым должна отвечать система для фокусировки на ключевых результатах.

Система должна позволять:

1. Легко отделить ключевые результаты от задач по их исполнению, например, быстрым фильтром или разными представлениями. Чтобы посмотреть ключевые результаты на неделю должно уйти не больше 20 секунд.
2. Легко (меньше 30 секунд на доступ к этой информации) посмотреть только задачи, относящиеся к одному ключевому результату. При этом должны быть наглядно показаны: сроки, ответственные, и статус этих задач. Выполненные задачи не болтаются вперемешку с актуальными. Можно оценить отклонение от плана или понять, что член команды сигнализирует о проблеме.
3. (Желательно) Можно посмотреть задачи, сгруппированные по ключевым результатам.
4. (Желательно) Легко посмотреть только задачи, относящиеся хоть к какому-либо ключевому результату, или не относящиеся. Очень прочищает мозги, когда включаешь этот фильтр и понимаешь, что 60% задач не ведут тебя к конкретному результату. Что-то сродни сдвигу парадигмы.

Естественно, есть и остальные требования к системе, что она должна быть удобна, функциональна и пр.

Забегая вперед, скажу, что можно настроить такую систему:

• В Джире, правда с п.2 будет проблема: потребуется доп. плагин (кому надо — пишите, скажу название).
• В гуглдоке или в экселе. С определенной долей кривизны и ограничениями юзабилити, но тем не менее. Самый бюджетный и «быстрорастворимый» вариант.
• В Ноушене. В Ноушене хорошо получается, на моем Бусти есть шаблон. Опять же, пишите.
• В Coda.io. Не самая пока известная система, но очень мощная. Правда, конкретно работа с ключевыми результатами мне нравится меньше, чем в Ноушене. У меня на Бусти есть шаблон.

В общем, технологию очень рекомендую, отлично подходит не только для эджайл проектов, но и для «гибридных», и даже самых что ни на есть «вотерфольных» (если такие вообще бывают — отзовитесь, кто видел)). В случае двух последних можно также фокусироваться на ближайшей вехе, например.

Да, кстати — подписывайтесь на меня в Телеге, если еще не.